How to Write a Letter 2019-2020

Letter writing (चिठी लेखन)

Letter writing is a means of communication between friends, relatives and organizations. The information imparted(given) by the letters should be clear and natural.

Parts of letter (चिठीको भागहरु)

चिठीका विभिन्न भागहरुलाई उपयुक्त तवरले ठीकठीक ठाउँमा लेख्नुपर्छ । व्यक्तिगत चिठी र संस्थागत चिठीमा केही भिन्नताहरु भए पनि धेरैजसो भागहरु साझा हुन्छन् । चिठीका भागहरुलाई निम्नानुसार उल्लेख गर्न सकिन्छ ।

1.हेडिंग-(ठेगाना र मिति)(The Heading-address+date): 
हेडिंग भनेको चिठी पठाउने व्यक्तिको ठेगाना र चिठी लेखेको मितिको संयुक्त रुप हो । यसलाई सामान्यतः पन्नाको दाहिने भागको शीर्षकुनामा लेखिन्छ । जस्तैः

                                                                                                        Kirtipur,

                                                                     Kathmandu.

                                                                    May 2nd , 2019

            Dear Raj,

           I am very happy………………

ठेगानाको अन्त्यमा पूर्णविराम दिइन्छ तर अघिल्ला शब्दहरुमा अल्पविराम राखिन्छ । त्यसैगरी मितिको अन्त्यमा पनि पूर्णविराम दिइन्छ । यो भाग सबै चिठीहरुमा अनिवार्य हुन्छ ।

2.सुपरस्क्रिप्शन-भित्र ठेगाना(The Superscription-inside sddress) :

यसलाइ भित्र ठेगाना पनि भनिन्छ । यो भाग चिठी प्राप्त गर्ने व्यक्तिको पूर्ण ठेगाना हो । यसलाई बाँया मार्जिनमा ठेगानाको लाइन भन्दा २ वा ३ ठाउँ तलको लाइनमा लेख्नुपर्छ । यो भाग आधिकारिक अथवा औपचारिक चिठीको लागि मात्र अनिवार्य हुन्छ । जस्तै,

                The Principal,
                Panga Secondary Boarding School,
                Kirtipur, Kathmandu.

      Dear Sir,
                I Wish to apply…….

सुपरस्क्रिप्शन को अन्त्यमा पूर्णविराम तर अघिल्ला लाइनहरुको अन्त्यमा अल्पविराम राख्नुपर्छ ।

3.अभिवादन (The Salutation) : 
यसलाई पत्र खोलिँदै वा अभिवादन पनि भनिन्छ । यो प्रेषक ले प्रापकलाई गर्ने अभिवादन हो । यो सबै प्रकारका चिठीमा अनिवार्य छ । संस्थागत चिठीहरु र व्यक्तिगत चिठीहरुमा केही भिन्नता पाइन्छ । तल दिइएका व्यक्तिगत चिठीमा लेखिने र संस्थागत चिठीमा लेखिने अभिवादनलाई उदाहरणको रुपमा हेरौँ ।

In official letter(formal)                       In personal letter(informal)

Dear sir,                                                Dear Raju,

Dear sirs,                                              My dear sita,

Dear Madams,                                      My dear father,

Dear mr. subedi,

Note: personal letters

Dear friend,

Dear friend kedar,                           ←nfO{ z'4 / pko'Qm dflgb}g .

Friend kedar,

4.मुख्य भाग (The Body):
प्रेषक ले प्रापकलाइ दिन चाहेको मुख्य सन्देश यस भागमा लेखिन्छ । चिठीमा प्रयोग गरिने भाषाशैली स्पष्ट र नम्र हुनुपर्छ । व्यक्तिगत पत्रको भाषा अनौपचारिक हुन सक्छ । जुनमा बोलीचालीको भाषा भाषिकाको प्रयोग पनि हुन सक्छ । तर संस्थागत पत्रमा प्रयोग हुने भाषाशैली औपचारिक हुनुपर्छ । संस्थागत पत्रमा कहिलै पनि,

a)Superiority Complex(अहम्ताबोध)

b)Self-praise(स्व–प्रशंसा)

c)Inferiority complex(हीनताबोध) जनाउने वाक्यहरु वाक्यांशहरुको प्रयोग गर्नु राम्रो मानिदैन ।

5. अन्त्य (The Ending) : 
चिठीको अन्त्यमा धन्यवाद, माया संग, म सुनुवाईको लागि उत्सुक छु , आदि जस्ता अभिव्यक्तिहरु राखिन्छ जसलाई अन्त्य भनिन्छ । यो भाग वैकल्पिक हुन्छ ।

6.सदस्यता (The Subscription) : 
यसलाई पूरक नजिक पनि भनिन्छ । यसलाई शरीरको अन्त्य भएको ठाउँमा लगभग २ लाइन तल लेखिन्छ । यो भाग अनिवार्य हुन्छ अर्थात वैकल्पिक हुदैन । संस्थागत चिठी र व्यक्तिगत चिठीमा केही भिन्नता पाईन्छ । तलका उदाहरण हेरौँ ।

   official letters                                      personal letters

    sincerely yours                                 Affectionately yours

yours sincerely                                         with love

truly yours                                                best regards

yours truly                                                   yours truly

yours faithfully                                               yours ever

          faithfully yours

         cordially yours

         yours cordially

नोटः यस भागलाई परम्परागत रुपमा दायाँ सीमान्तमा राखिन्छ तर हिजोआज बाँया मार्जिनमा लेख्ने नयाँ चलन प्रयोगमा आएको छ ।

7.नाम र हस्ताक्षर (The Name and the Signature): 
पूरक नजिकको ठीक तल प्रेषकको नाम राखिन्छ । याृ भाग पनि संस्थागत चिठी र व्यक्तिगत चिठीमा फरक हुन्छ । संस्थागत चिठीमा प्रेषकको पुरा नाम र हस्ताक्षर राखिन्छ भने व्यक्तिगत चिठीमा सामान्यतः पहिलो नाम मात्र राखिन्छ । जस्तैः

       in official letters                                 in personal letters

sincerely yours                                   with love,

(signature)                                               Rekha

              Ranju Kharel

8.संलग्न सामग्रीहरु (The Enclosures): 
यो भाग सामान्तयाः संस्थागत चिठीमा  आवश्यक हुन्छ । यो भाग कुनै पनि संस्थागत चिठीको साथमा संलग्न गरिने सामाग्रीहरुको सूची हो । जस्तैः

envelope I. photocopies of the academic qualification(7)

envelope II. Photocopy of the experience letter(1)

9.खाम (The Envclope):
प्रेषकको नाम ठेगाना बाँया पट्टि र प्रापकको नाम ठेगाना दाहिने तिरमा लेखिन्छ । जस्तैः

              sender                                                                  receiver

------------------------                                                  -------------------------
------------------------                                                  -------------------------
------------------------                                                  -------------------------

Types of letters (चिठीको प्रकारहरु)

चिठीलाई औपचारिक र अनौपचारिक गरी सामान्यतः २ भागमा विभाजन गरिन्छ ।

1.औपचारिक चिठीहरु (Formal Letters):
औपचारिक चिठीलाई संस्थागत चिठी पनि भन्न सकिन्छ । औपचारिक चिठी भएकोले भाषाशैली पनि औपचारिक हुनुपर्छ । यस्ता चिठीमा हीनताबोध, अहमताबोध तथा स्व प्रशंसा इत्यादि देखाउने अभिव्यक्तिहरुलाई राम्रो मानिदैन । यस्ता चिठीमा अनौपचारिक अभिव्यक्तिलाई स्थान दिइँदैन ।

2.द्अनौपचारिक चिठीहर (Informal Letters): 
सामान्यतः व्यक्तिगत चिठीलाई अनौपचारिक चिठी भन्न सकिन्छ । यस्ता चिठीमा औपचारिक र अनौपचारिक दुवै प्रकारका अभिव्यक्तिको प्रयोग हुन सक्छ ।

Some Types of letters (EXAMPLES)

of] section cGtu{t                   

• letter to friend.
• letter to relatives.
• reply letters
• letters to editors
• letters of sympathy
• letters of condolence, &
• C.V.(Curriculum vitae) or bio-data